Quy trình cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ áp dụng

B1

Tiếp nhận hồ sơ:

1. Tiếp nhận hồ sơ

a. Trường hợp nộp trực tiếp

- Yêu cầu người nộp hồ sơ xuất trình giấy tờ tùy thân.

- Trường hợp nộp thay thì yêu cầu người nộp xuất trình giấy ủy quyền.

- CBNV hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ

+ Hướng dẫn người nộp hồ sơ khai đầy đủ, chính xác các mục ghi trong Tờ khai.

+ Đối với trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ thì người xin cấp XNGVN khai và ký sẵn tờ khai.

+ Sơ bộ kiểm tra hồ sơ trên thực tế.

b. Trường hợp nộp qua đường bưu điện

- VT tiếp nhận hồ sơ được gửi đến qua đường bưu điện, vào sổ công văn đến, đóng dấu ngày đến, số công văn đến vào phần tờ khai của hồ sơ và chuyển V3 ký nhận giải quyết.

2. Kiểm tra hồ sơ

a. Kiểm tra số lượng và loại giấy tờ trong hồ sơ đúng với quy định.

b. Kiểm tra tính hợp thức của văn bản (bao gồm cả chữ ký và con dấu).

3. Nhận hồ sơ

- Vào sổ giao nhận khi hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ.

- Yêu cầu người đề nghị ký vào sổ giao nhận hồ sơ và nói rõ chi phí gửi đảm bảo kết quả qua đường bưu điện do người đề nghị trả.

- Trả lại hồ sơ, hướng dẫn người đề nghị nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ tiếp nhận qua đường bưu điện mà chưa đầy đủ, hợp lệ thì CBNV phải thông báo, hướng dẫn và gửi VT để trả lại cho người đề nghị.

CBNV

VT

(1/2 ngày)

Mẫu TP/QT-2013-TKXNLNGVN

B2

Đề xuất và xử lý:

1. Đề xuất hồ sơ

- CBNV kiểm tra lần cuối cùng về tính hợp lệ của hồ sơ.

- Đối với hồ sơ không đúng quy định thì thông báo, hướng dẫn cho người đề nghị tiếp tục hoàn thiện hồ sơ.

- Đối với những hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì soạn Tờ trình, dự thảo XNGVN kèm hồ sơ đề xuất cho LĐV3 duyệt.

2. Duyệt hồ sơ và ký XNGVN

a. Trình LĐV3 duyệt

- LĐV3 xem xét quyết định và kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trên cơ sở ý kiến CBNV được giao giải quyết.

- Nếu đồng ý thì ký nháy vào dòng cuối cùng của XNGVN và ký vào Tờ trình để LĐUB duyệt.

- Chuyển hồ sơ cho CBNV trình LĐUB duyệt.

- Trong trường hợp LĐV3 thấy giấy tờ chưa đủ cơ sở để cấp XNGVN thì chỉ đạo CBNV kiểm tra lại và yêu cầu người đề nghị bổ sung hồ sơ.

b. Trình LĐUB duyệt

- CBNV chuyển hồ sơ cho VT. VT cho số vào Tờ trình, vào sổ Tờ trình và trình LĐUB duyệt XNGVN đã được LĐV3 ký nháy. LĐUB ghi ý kiến lên Tờ trình (phần ý kiến của LĐUB) và ký XNGVN.

- Trường hợp LĐUB thấy chưa đủ cơ sở ký duyệt thì trả Vụ 3 kiểm tra lại.

3. Hoàn thiện XNGVN

- Hồ sơ được trả về VT để lấy số vào XNGVN, vào sổ công văn đi, VT chụp làm 02 bản, lưu 01 bản gốc XNGVN, 02 bản chụp cùng hồ sơ được trả lại CBNV.

- Sau khi nhận lại hồ sơ và 02 bản chụp XNGVN.

+ Dán ảnh của người đề nghị vào phần ảnh của XNGVN;

+ Đóng dấu giáp lai (vào phần ảnh và đóng dấuvào phần chữ ký của LĐUB).

- VT trả CBNV 02 bản chính. 01 bản chính sẽ được CBNV lưu cùng hồ sơ, bản chính còn lại là bản cấp cho người đề nghị XNGVN.

CBNV

LĐV3

LĐUB

VT

CBNV-VT

(2 ngày)

(1/2 ngày)

(1/2 ngày)

(1/2 ngày)

Mẫu TP/QT-2013-GXNLNGVN

B3

Trả kết quả:

1. Trường hợp trả trực tiếp

- Yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân, kiểm tra đối chiếu thông tin với hồ sơ và sổ giao nhận hồ sơ.

+ Trường hợp cử người đi nhận thay cần xuất trình giấy tờ tùy thân và giấy ủy quyền có giá trị pháp lý của người đề nghị.

- Kiểm tra đối chiếu lần cuối, yêu cầu người nhận ký và trả XNGVN.

2. Trường hợp trả kết quả qua bưu điện.

a. Nếu hồ sơ đã được giải quyết: CBNV cho XNGVN vào bì thư, ghi rõ tên, địa chỉ người nhận như nội dung khi nhận, chuyển VT gửi bảo đảm tới người được cấp XNGVN. Chi phí gửi đảm bảo kết quả qua đường bưu điện do đương sự trả.

b. Nếu hồ sơ không được giải quyết (bị trả lại). Tương tự như trên CBNV cho toàn bộ hồ sơ kèm văn bản nêu rõ lý do vào bì thư, ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận như nội dung khi nhận, chuyển VT gửi bảo đảm trả cho người nộp hồ sơ.

CBNV

CBNV-VT

(1 ngày)

B4

Lưu hồ sơ:

- Sau khi trả kết quả, hồ sơ được CBNV chuyên trách giải quyết việc cấp XVGVN lưu.

- Người lưu hồ sơ chịu trách nhiệm giữ, bảo quản hồ sơ chưa được tới nhận kết quả. Trường hợp hồ sơ được giải quyết đã quá 01 tháng nhưng đương sự chưa nhận thì CBNV thông báo cho người đề nghị biết.

CBNV

Mỗi cặp gồm những hồ sơ được giải quyết trong tháng

B5

Báo cáo thống kê:

- Thống kê và báo cáo số lượng hồ sơ đã xử lý.

CBNV

Thứ 5 hàng tuần

Cuối mỗi tháng/quý/năm

Tổng hợp báo cáo UBNV

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

TP/QT-2013-TKXNLNGVN

Tờ khai xác nhận là người gốc Việt Nam.

2

TP/QT-2013-GXNLNGVN

Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

TT

Tên hồ sơ

1

Bản chính tờ khai xác nhận là người gốc Việt Nam.

2

Bản chính giấy xác nhận là người gốc Việt Nam.

3

Bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế (do nước sở tại cấp).

4

Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người đã từng có quốc tịch Việt Nam mà khi sinh ra quốc tịch Việt Nam được xác định theo nguyên tắc huyết thống hoặc có cha hoặc mẹ, ông nội hoặc bà nội, ông ngoại hoặc bà ngoại đã từng có quốc tịch Việt Nam theo huyết thống;

5

Giấy tờ khác có liên quan (nếu có) làm căn cứ để tham khảo bao gồm:

+ Bản sao có chứng thực giấy tờ về nhân thân, hộ tịch, quốc tịch do các chế độ cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 được nêu tại khoản 2 Điều 9 Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT/BTP-BNG-BCA;

+ Bản chính giấy bảo lãnh của Hội đoàn người Việt Nam ở nước mà người yêu cầu đang cư trú, trong đó xác nhận người đó có gốc Việt Nam;

+ Bản chính giấy bảo lãnh của người có quốc tịch Việt Nam, trong đó xác nhận người yêu cầu có gốc Việt Nam;

+ Bản sao có chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp trong đó

ghi quốc tịch Việt Nam hoặc quốc tịch gốc Việt Nam.

6

Báo cáo thống kê số lượng hồ sơ đã xử lý.

7

Sổ giao nhận hồ sơ.

Hồ sơ được xếp theo thứ tự, thời gian và lưu tại Vụ Quan hệ Kinh tế, Khoa học và Công nghệ, Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài.

Loại thủ tục hành chính: Quy trình cấp XNGVN

Thành phần hồ sơ:

Quy định tại phần b khoản 2 Điều 1 Thông tư Liên tịch số 05/2013/TTLT/BTP- BNG-BCA ngày 31/01/2013.

Bản chính

Bản sao có chứng thực

1. Tờ khai xác nhận là người gốc Việt Nam có dán ảnh (theo mẫu TP/QT-2013-TKXNLNGVN;

2. 02 ảnh 4x6 theo quy định;

3. Bản sao giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế (do nước sở tại cấp).

4. Giấy tờ chứng minh là người đã từng có quốc tịch Việt Nam mà khi sinh ra quốc tịch Việt Nam được xác định theo nguyên tắc huyết thống hoặc có cha hoặc mẹ, ông nội hoặc bà nội, ông ngoại hoặc bà ngoại đã từng có quốc tịch Việt Nam theo huyết thống;

5. Giấy tờ khác có liên quan (nếu có) làm căn cứ để tham khảo bao gồm:

+ Giấy tờ về nhân thân, hộ tịch, quốc tịch do các chế độ cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 được nêu tại khoản 2 Điều 9 Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT/BTP-BNG-BCA;

+ Giấy bảo lãnh của Hội đoàn người Việt Nam ở nước mà người yêu cầu đang cư trú, trong đó xác nhận người đó có gốc Việt Nam;

+ Giấy bảo lãnh của người có quốc tịch Việt Nam, trong đó xác nhận người yêu cầu có gốc Việt Nam;

+ Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp trong đó ghi quốc tịch Việt Nam hoặc quốc tịch gốc Việt Nam.

x

x

x

x

x

x

x

x

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Thời gian giải quyết:

Quy định tại phần c khoản 2 Điều 1 Thông tư Liên tịch số 05/2013/TTLT/BTP- BNG-BCA ngày 31/01/2013.

- Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Đối với hồ sơ nộp qua đường bưu điện: không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài.

Lệ phí:

UBNV tiếp nhận hồ sơ và cấp XNGVN cho NVNONN theo chức năng, nhiệm vụ vận động, hỗ trợ NVNONN và không thu lệ phí.

Xem thêm xin mời vào trang Web:thienphuoc.com